¿Cómo se organiza un evento solidario?

Un evento solidario es una herramienta muy útil para que diferentes organizaciones, fundaciones o entidades recauden fondos con un objetivo social determinado. Por ejemplo, si se necesita financiación para un proyecto, parte de este dinero puede ser recaudado con la organización de una actividad concreta que además dará más visibilidad a la organización.

Sin embargo, para lograr el éxito, es importante crear una estructura de trabajo que ayude a sacar el máximo partido a los recursos, con transparencia y usando el tono adecuado.

Pasos para organizar un evento solidario

Foto: Rawpixel Ltd

Estos son algunos de los pasos que se pueden seguir para organizar un evento de este tipo:

• Búsqueda de un equipo diverso: Cuantas más ideas y apoyos se aporten, mejor; por eso la ayuda de voluntarios que colaboren poniendo su grano de arena es muy importante para conseguir resultados. Cada uno puede especializarse en lo que mejor sabe hacer para así sacar el máximo partido a sus conocimientos o experiencia.
• Identificación del público objetivo: ¿A quién irá dirigido este evento? Saber quiénes serán los participantes ayuda a encajar la actividad que se va a organizar. Por ejemplo, un evento para niños requiere de una difusión y una organización muy diferentes de la que precisaría una cena para posibles patrocinadores de una causa concreta. Además, también es fundamental para establecer un horario.
• Calendario de organización: Saber en qué fecha se producirá el evento solidario ayuda a determinar unos plazos que hay que cumplir. El tiempo de preparación dependerá del tipo de evento, pero en general son necesarias varias semanas para atar todos los cabos posibles.
• Búsqueda de patrocinadores: Algunas entidades pueden estar dispuestas a colaborar con la causa de alguna forma. Para ello se identifican aquellas empresas que pueden tener vinculación con la causa y se les ofrece alguna forma de colaboración, que no tiene que ser exclusivamente económica. Por ejemplo, pueden ofrecer material de algún tipo, difusión o un lugar en el que celebrar el evento.
• Difusión: De nada sirve la organización del evento si no se difunde correctamente; por eso hay que pensar en los canales de comunicación más usados por el público al que se dirige. Normalmente, los patrocinadores también apuestan por ayudar en esta difusión colgando carteles en sus establecimientos o contándoselo directamente a sus clientes, en el caso de que sean una empresa.
• Comunicación final: En la mayoría de los eventos solidarios se comunica a los patrocinadores a qué se destinaron los fondos recaudados. La transparencia es fundamental en esta clase de actividades, y además contribuye a generar confianza para futuros eventos.

La organización de un evento solidario dependerá de las necesidades de la organización que lo pone en marcha, pero en general se caracteriza por su transparencia, la participación altruista y la búsqueda de patrocinadores. Una vez que se encuentra una causa por la que luchar, debe procurarse comunicarla de una forma sensibilizadora para lograr la máxima colaboración y concienciación de los participantes.

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